Hoe digitale logistieke processen het werk van transport planners makkelijker maken
Over KMC Spedition OG
KMC Spedition, gevestigd in Eferding bij Linz en in Wels, is sinds 2017 actief op de Europese transportmarkt. Het Oostenrijkse familiebedrijf biedt een breed dienstenportfolio, waaronder deel- en compleetladingen, koeriers- en speciale ritten, projectexpeditie, lijndiensten en beheer van laadmaterieel. In de loop van de tijd is niet alleen de vlootomvang gegroeid (30 vaste vrachtwagens), maar ook het aantal medewerkers. Inmiddels telt de onderneming van de directeurs Kamil en Petra Mathajsl zeven werknemers.
Digitalisering maakt het dagelijkse werk makkelijker
Voor Kamil Mathajsl was de wil tot verandering doorslaggevend om de overstap naar een eigen transportbedrijf te maken. Papierstromen en dikke ordnermappen zorgden bij zijn vorige werkgevers voor tijdrovende processen. Ervan overtuigd dat digitalisering het dagelijkse werk vergemakkelijkt, dacht hij: "Dat kan ik beter!" Daarom richtte hij KMC Spedition op, met als doel van begin af aan alle processen digitaal en papierloos op te zetten. Tegenwoordig bevindt zijn complete systeem zich in de cloud, zodat zijn medewerkers vanaf alle locaties toegang hebben.
Ondanks alle digitaliseringsmogelijkheden staat echter één ding voorop bij Kamil Mathajsl: "persoonlijke service is onze topprioriteit. We hebben geen callcenter en al onze klanten hebben hun eigen contactpersoon." Of het nu om douanezaken, planning of transportverzekering gaat: binnen 24 uur is een competente contactpersoon beschikbaar. "Ons doel is om tijd te besparen, zodat we de extra tijd kunnen investeren in persoonlijke ondersteuning van onze klanten", licht hij toe.
Toch zijn er nog tal van dingen in het dagelijkse werk die veel tijd in beslag nemen – in alle onderdelen van het transportproces. Dat begint al met het vermijden van lege ritten. Want zoals u weet: hoe langer een vrachtwagen of vrije vrachtcapaciteit niet wordt benut, hoe minder efficiënt deze resource wordt gebruikt. Daarom is het belangrijk om de beschikbare ruimte zo snel mogelijk toe te wijzen.
Nadat een transportopdracht is binnengekomen, is vooral het beheer van de relevante gegevens in het systeem een tijdrovende bezigheid. Eerst moeten de gegevens worden overgebracht naar het transportmanagementsysteem en daarna moeten ook de stamgegevens worden bijgewerkt. Dubbele gegevensrecords, ontbrekende informatie of verouderde gegevens veroorzaken fouten in het proces, wat eveneens tijd kost.
Gedurende het leveringsproces wordt met name veel tijd geïnvesteerd in statusupdates. De klant wil uiteraard weten waar de vrachtwagen zich bevindt of wanneer de goederen arriveren. De vereiste communicatie is niet alleen tijdrovend voor KMC Spedition, maar ook voor de klanten en chauffeurs. Bij alle betrokken partijen staat de telefoon roodgloeiend.
Meer tijd voor hoofdzaken door efficiënte logistieke software
Sinds de oprichting heeft de directeur de digitalisering van zijn transportbedrijf gestaag uitgebouwd. "In het begin lijken de digitale workflows ingewikkeld, maar daarna maken ze het werk gemakkelijker." Samen met zijn partners heeft hij zelfs workflows ontwikkeld die voorheen nog niet bestonden.
Ook TIMOCOM begeleidt het bedrijf al vanaf de oprichting. Aanvankelijk vooral voor het toewijzen van overtollige lading en het vermijden van lege ritten. "Dankzij de TIMOCOM-marktplaats kunnen we 99% van deze uitdagingen met succes aan", vertelt hij. Doordat de vrachten snel kunnen worden toewezen, bespaart het bedrijf veel tijd en door het toekennen van vrije laadruimte vooral ook kosten. Kamil Mathajsl heeft ook al met succes gebruikgemaakt van de functie "Aanbestedingen".
Sinds 2022 is de TIMOCOM-marktplaats ook via interfaces verbonden met het transportmanagementsysteem. Een van de nieuwe interfaces, die eind 2023 werd geïntroduceerd, viel bijzonder in de smaak bij de planners van KMC Spedition. Via de nieuwe interface "Bedrijfsprofielen" worden de profielen uit de marktplaats rechtstreeks overgebracht naar het TMS van TIMOCOM-partner translogica. Stressvolle handmatige acties zijn niet langer nodig. "Daardoor besparen we zo'n vier minuten per opdracht, wat neerkomt op tien tot twaalf uur per maand”, rekent de directeur voor. Een bijkomend voordeel is dat de gegevenskwaliteit toeneemt.
Wat Kamil Mathajsl en zijn team eveneens tijd bespaart, is het live volgen van zendingen via TIMOCOM. Hij biedt zijn klanten realtime transportinformatie, want daar wordt steeds vaker om gevraagd. De grootste uitdaging ligt echter in het feit dat nog niet alle transportpartners meedoen. Daarom laat hij niet na om de nodige overtuigingskracht in te zetten als het om zijn vaste vrachtwagens gaat. Nadat de onboarding succesvol is afgerond, hoeft er alleen maar op een knop te worden gedrukt om het voertuig vrij te geven voor de opdracht. "We moeten met onze tijd meegaan en kunnen niet blijven stilstaan," zegt Kamil Mathajsl.
Bereid u voor op de toekomst met digitale logistieke processen
Samenvattend stelt Kamil Mathajsl: "met TIMOCOM werken we veel effectiever en besparen we geld, tijd en stress." De extra tijd wordt geïnvesteerd in een persoonlijke klantenservice. Hij is ervan overtuigd dat bedrijven die zich digitaal positioneren, in moeilijke tijden gemakkelijker kunnen reageren op de gebeurtenissen. De coronapandemie ziet hij als een goed voorbeeld daarvan: "veel van de veranderingen waren voor ons geen probleem, omdat we toch al digitaal waren."
Dit vindt u misschien ook wel interessant:
Benedikt Stasch
Marketing Campaign Manager
