TIMOCOM-systeem: zo lopen transporten geen vertraging op

Hoe WEMAS Absperrtechnik GmbH transportopdrachten digitaal versnelt

WEMAS gebruikt als marktleider op het gebied van geïntegreerde, gecertificeerde oplossingen voor het afzetten van wegen het Smart Logistics System TIMOCOM. Het bedrijf kon met de toepassing TC Transport Order® binnen acht maanden 2.221 opdrachten aan 855 verschillende opdrachtnemers vergeven. Daarvoor had WEMAS één hoofdexpediteur, maar ze waren niet tevreden over het geleverde werk. De logistieke manager Stefan Watzlawek besloot daarom TIMOCOM te gebruiken.

“Het digitaal afhandelen van opdrachten heeft twee belangrijke voordelen voor ons”, zegt Watzlawek. Door de digitalisering kan het bedrijf concurrerend zijn en wordt er ook niet langer meer papier gebruikt dan nodig. “We zijn met de toepassingen van TIMOCOM veel sneller klaar met het vergeven en bewerken van onze transportopdrachten”, zegt Watzlawek en beschrijft daarmee een van de voordelen. Maar de archieffunctie voor transportopdrachten is echt belangrijk voor ons.

“Het zou voor ons verder heel handig zijn als er een functie komt waarmee we facturen en bewijzen van uitgevoerd werk direct aan de betreffende transportopdracht kunnen toewijzen”, zegt hij en uit daarbij zijn wens voor de IT-afdeling van TIMOCOM. Waar hij op hoopt: “Bij de jaarlijkse accountantscontrole zou alle informatie dan op één centrale plek te vinden zijn – dat bespaart ons tijd en het is daarom een absolute meerwaarde voor ons.” Maar het doorspitten van ordners is dankzij de archiefmogelijkheid nu al overbodig geworden.

Het digitaal afhandelen van opdrachten is in het systeem geïntegreerd en zorgt voor veel meer efficiëntie. De tijd die aan organiseren en zoeken wordt besteed, kan door het gebruik van deze toepassing tot een minimum worden beperkt. Nog een voordeel van deze toepassing is dat er geen subsysteem voor het afhandelen van opdrachten nodig is. Verder kunnen de meer dan 127.000 gebruikers van TIMOCOM bij de transportopdracht geen belangrijke informatie vergeten dankzij de verplichte velden

Tijdens de coaching op locatie kregen Stefan Watzlawek en zijn collega's tot in detail uitgelegd hoe andere functies kunnen worden gebruikt om alles uit TC Transport Order® te halen. Zo was zijn collega Döring nog niet bekend met het bedrijfsregister: “Daarmee kan ik bijvoorbeeld vervoerders met voertuigen vinden die een mee te nemen vorkheftruck hebben.” Hij was ook zichtbaar onder de indruk van de opslagbeurs: daar vond hij meteen tien geschikte ruimten. Er kwamen tijdens de training nog twee onderwerpen aan bod die erg interessant waren: opdrachttracking waardoor tijdens het transport minder hoeft te worden gecommuniceerd met de opdrachtnemer en het vergeven van ritten die regelmatig plaatsvinden. Via aanbestedingen werden vijf vervoerders gevonden die in de toekomst regelmatig een opdracht zullen krijgen. Er wordt voor het vergeven van opdrachten een e-maildistibutielijst gebruikt om bij vervoerders prijzen op te vragen.

Döring had drie wensen voor het coachingteam: Ten eerste vragen vervoerders per e-mail vaak wat het btw-nummer van WEMAS is – door dit in het masker op te nemen, kan het makkelijk worden ingevoerd. “Dit hebben we ook al van andere klanten gehoord en er staat op de planning het btw-nummer van de opdrachtgever naast de bedrijfsnaam in het opdrachtlogboek te zetten”, aldus het coachingteam van TIMOCOM. Ten twee is het onderwerp rijverboden bij WEMAS aan de orde van de dag. Het zou handig zijn als het team direct naar TIMOCOM TruckBan voor internationale vrachtwagenverboden kan verwijzen. En ten derde hoopt Döring dat het mogelijk wordt dat er in het bedrijfsregister een verzendadres wordt ingevoerd om het voor het opdrachtformulier te kunnen gebruiken.

Döring zou op drukke dagen in de toekomst een halfuur per dag kunnen besparen als de interface tussen Navision, het programma waarin de bestellingen bij WEMAS worden aangemaakt, en TC Transport Order® in gebruik wordt genomen. Dan kan met slechts één klik van een transportopdracht een vrachtaanbieding worden gemaakt.

Meer informatie over WEMAS vindt u op www.wemas.de.