Papierloze transporten: zo eenvoudig is het!

Transportprocessen zonder vervelend papierwerk? De digitale vrachtbrief maakt het mogelijk. Technisch gezien is de zogenaamde e-CMR al lang haalbaar. In Duitsland en veel andere Europese landen wordt de uitvoering echter geblokkeerd door juridische obstakels. De digitale vrachtbrief biedt tal van voordelen, zowel voor bedrijven als voor het milieu. In dit blogartikel vertellen we u precies wat deze zijn en hoe u uw transportprocessen digitaler kunt maken.

Nog op zoek naar de juiste tool om uw transportprocessen te digitaliseren? Ontdek de applicatie Transportopdrachten in de TIMOCOM Road Freight Marketplace en ga digitaal aan de slag!

Meer informatie

De vrachtbrief: wat is dat precies?

In Duitsland bepaalt het Wetboek van Koophandel welke informatie een vervoerder mag vragen bij de afgifte van een vrachtbrief. Tevens wordt bepaald dat in het internationale wegvervoer een CMR-vrachtbrief moet worden meegenomen. CMR is de afkorting van de Franse term "Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route". In het Nederlands betekent het gewoon "Verdrag betreffende de overeenkomst tot internationaal vervoer van goederen over de weg".

Het hoofdidee van de vrachtbrief is het vervoer van goederen eenvoudig, controleerbaar en juridisch veilig te maken. Het moet in viervoud beschikbaar zijn op de volgende locaties:

• Afzender
• Vracht
• Vervoerder
• Douane of andere autoriteiten

Het nadeel: in de praktijk stelt de analoge vrachtbrief het vervoer juridisch veilig, maar de hoeveelheid vereiste papieren documenten maakt het onnodig moeilijk.

Tijd en kosten besparen? Geen enkel probleem!

Het grootste voordeel van de digitale CMR is waarschijnlijk de besparing van tijd en personeelskosten. Geschat wordt dat het gebruik van een e-CMR ongeveer vier euro per document kan besparen in vergelijking met de analoge vrachtbrief. Met alleen al in Duitsland ongeveer 150 miljoen vrachtbrieven per jaar levert dit een potentiële besparing van 600 miljoen euro op.

Verdere voordelen van de digitale vrachtbrief zijn:

• uitgebreide invoering zorgt voor interfaces met andere digitale systemen, bv. TMS
• Mogelijkheid om schade aan de lading in real time te documenteren

De digitale e-CMR is een blijver

Maar hoewel de invoering van e-CMR het vervoersproces veel efficiënter zou maken, wordt het nog niet op grote schaal gebruikt. Enerzijds komt dit doordat de invoering eerst gepaard gaat met investeringen in de nodige technologie. Anderzijds leidt de onopgeloste juridische situatie ook tot een gebrek aan acceptatie van de e-CMR. 

Weliswaar verwijst het Wetboek van Koophandel sinds 2013 in § 408 naar het feit dat "een elektronisch document gelijkwaardig is aan de vrachtbrief". Een wettelijk instrument is echter vereist voor "bijzonderheden over de afgifte, het dragen en het overleggen van een elektronische vrachtbrief en de procedure voor latere vermelding in een elektronische vrachtbrief". Dit bestaat echter niet.

Toch komt de overgang naar de digitale vrachtbrief steeds dichterbij. in 2019 hebben het Europees Parlement en de Europese Raad besloten dat het gebruik van digitale vrachtbrieven vanaf 2026 verplicht is.

Papierloze transportopdrachten in de praktijk

De digitale verwerking van transportopdrachten is al enige tijd probleemloos mogelijk. Papierloze planning is echter niet zo wijdverbreid als zou moeten. Maar waarom communiceren via telefoon en fax als het veel gemakkelijker kan? Digitale helpers zoals de applicatie Transportopdrachten in TIMOCOM's Road Freight Marketplace helpen u om al uw transportopdrachten digitaal af te handelen met uw zakenpartners. Zo communiceert u niet alleen snel, maar bespaart u ook tijd bij het invoeren van gegevens.

Nog een pluspunt: Al uw transportopdrachten worden automatisch vertaald in de respectievelijke taal van uw aannemer. Taalbarrières kunnen dus vrij gemakkelijk worden overwonnen. Bovendien leggen wij grote nadruk op de gevoelige kwestie van de veiligheid bij de toepassing van transportopdrachten. Uw gegevens zijn onderworpen aan de hoogste gegevensbeveiligingsnormen en bij ingebruikname worden juridisch bindende contractuele documenten opgesteld.

Uw voordelen:

• Overzicht behouden: Alle transportopdrachten worden centraal opgeslagen en kunnen overzichtelijk worden beheerd
• Snel communiceren: Digitale verwerking bespaart u tijd en geld
• Verstaanbaar communiceren: Geen taalbarrières door geautomatiseerde aanmaak van de opdracht in de taal van uw zakenpartner
• Veilig handelen: uw gegevens zijn beschermd en kunnen 10 jaar worden bewaard dankzij archivering

Klinkt goed? Regel dan nu een vrijblijvende testfase en begin aan een digitale toekomst!

Nu een digitale doorstart maken!