Wat te doen bij openstaande facturen? Uw rechten en plichten bij een betalingsachterstand.
De bestelling is geleverd en de factuur verzonden. Maar u heeft nog geen betaling ontvangen op uw rekening en u wacht nog steeds op uw geld. Om het betalingsverkeer te versnellen is in 2011 een EU-richtlijn opgesteld. In heel Europa wordt op deze manier geregeld wat in elk EU-land moet gelden als er sprake is van een betalingsachterstand. Wat u bij een uitblijvende betaling kunt doen, wanneer u een incassobureau kunt inschakelen en voor wiens rekening de incassokosten komen, ontdekt u hier.
In het EU-rechtssysteem verplichten richtlijnen de lidstaten ertoe om de daarin opgenomen regels in nationaal recht om te zetten. Met andere woorden: wat de EU voorschrijft moet ook in Nederland, Duitsland, Italië, Spanje etc. in de wetgeving worden opgenomen of gewijzigd. Zo wordt ervoor gezorgd dat er voor alle burgers van de Europese Unie een uniforme rechtspositie geldt.
De door richtlijn 2011/7/EU voorgeschreven en in alle lidstaten geldende rechtspositie stelt duidelijke rechten en plichten omtrent wat u moet doen als een factuur niet betaald wordt. Met name voor een internationale branche als de logistiek is dat heel belangrijk. Voor opdrachtgevers en opdrachtnemers is alles in het bedrijfsleven hierdoor een stuk eenvoudiger.
Voor de crediteur en debiteur betekent dit het volgende:
Vorderingen dienen, wanneer in de overeenkomst niets anders is afgesproken, onmiddellijk te worden betaald. Binnen de vervaltermijn moet worden betaald, anders is na 30 dagen sprake van een betalingsachterstand.
Vroeger kwam het in de transport en logistiek voor dat een langere betalingstermijn werd overeengekomen. Betalingstermijnen van meer dan 60 dagen zijn alleen nog in uitzonderingsgevallen toegestaan.
De crediteur kan eisen dat de inspanningen en kosten voor het ontvangen van het geld door de debiteur worden vergoed. Hierbij kan het gaan om het opstellen van een aanmaning, het inschakelen van een advocaat of een incassobureau. Voor u als crediteur betekent dit dat u de incassokosten door de debiteur kunt laten vergoeden. Tot de extra kosten waarmee de crediteur te maken krijgt, behoren ook administratiekosten en interne kosten. Daarnaast kunt u een vast bedrag van 40 euro bij de debiteur in rekening brengen. Als u het vaste bedrag van 40 euro in rekening brengt, vallen echter alle kosten (aanmaning/incasso/advocaat) hieronder. De crediteur kan extra rente wegens te late betaling doen gelden.
Volgens de EU-richtlijn is dat negen procent boven de basisrente die aan de debiteur in rekening wordt gebracht. Voor een te late betaling betekent dat naast de oorspronkelijke factuurkosten eventueel nog rente. Dat is van toepassing op handel tussen twee bedrijven. Wanneer het om een factuur aan een privépersoon gaat, geldt deze regeling niet meer.
Aan de volgende punten moet voldaan zijn om te zorgen dat de bovengenoemde rechten geldig zijn:
Deze regelingen gelden zowel voor goederen als diensten. Als er echter kosten ontstaan, die van tevoren niet contractueel overeengekomen waren, dan is de EU-richtlijn hier niet meer van toepassing. Is er bijvoorbeeld tijdens een transport schade ontstaan die vergoed moet worden, dan gaat het niet meer om de eigenlijke transportdienstverlening.
Om een concreet voorbeeld te geven: Een vrachtwagenchauffeur veroorzaakt schade aan het gebouw als hij komt aanrijden bij het laadplatform. De ontvanger van de goederen wil deze schade vergoed krijgen en stelt een factuur op. De vrachtwagenchauffeur vindt dat er sprake is van een andere toedracht en wil de factuur in eerste instantie niet betalen. Hij is in ons voorbeeld de debiteur. Het komt tot een geschil. De crediteur vindt dat hij in zijn recht staat en schakelt een incassobureau in. In dit geval kunnen eventuele incassokosten niet vergoed worden.
Een ander voorbeeld: de boekhoudafdeling heeft een factuur verkeerd overgeboekt en dubbel betaald. De crediteur wilt dat de dubbele betaling weer terug wordt overgemaakt. Dit gebeurt niet. Er wordt een incassobureau ingeschakeld om de dubbele betaling te ontvangen. Ook in dit geval kunnen de incassokosten niet aan de debiteur in rekening worden gebracht omdat het niet om de oorspronkelijke dienstverlening gaat.
De overeengekomen betaaldatum is overschreden. De betalingsachterstand moet zijn ingegaan en u moet duidelijk kunnen aantonen dat er na 30 kalenderdagen geen geld bij u is binnengekomen. Pas daarna kunt u volgende stappen ondernemen en bijvoorbeeld een incassobureau inschakelen.
Een aanmaning of vergelijkbare sommatie om te betalen is niet meer nodig, maar zeker zinvol. Als de factuur binnen de termijn van 30 dagen niet is betaald, hoeft u geen aanmaning meer naar de nalatige klant te versturen. De crediteur kan in dit geval een advocaat of een incassosbureau inschakelen.
De debiteur moet gevestigd zijn in de EU. Als het bedrijf buiten de Europese Unie gevestigd is en het komt tot een geschil, kan uiteraard een incassobureau worden ingeschakeld. De kosten hiervoor kunnen dan echter niet bij de debiteur worden teruggevorderd.
De EU-richtlijn geeft een duidelijk overzicht en legt uit wat men in het bedrijfsleven mag, kan en moet doen. Er zijn duidelijkere regels opgesteld "om betalingsachterstanden te ontmoedigen" zoals in de wettekst te lezen valt. Het belangrijkste aspect van deze richtlijn is dat crediteuren aanspraak kunnen maken op vergoeding van de schade die ze hebben geleden door de betalingsachterstand – zonder dat een gerechtelijke procedure nodig is. Het is ook belangrijk dat er een bovengrens van 60 dagen geldt voor betalingstermijnen. Openstaande facturen moeten sneller betaald worden.
Als dat niet gebeurt, kunt u professionele hulp inschakelen. De incassoservice van TIMOCOM helpt u bijvoorbeeld bij de omgang met wanbetalers en treedt indien gewenst op als neutrale bemiddelaar. Alexander Oebel , rechtsdeskundige van TIMOCOM, zegt hierover: "In de meeste gevallen is er sprake van communicatieproblemen tussen de partijen, die tot misverstanden leiden. "Een neutrale instantie kan bemiddelen, zodat meningsverschillen tussen zakenpartners opgeklaard kunnen worden, zodat ze in de toekomst weer zo goed mogelijk kunnen samenwerken."
