De zeven meest gestelde vragen over incasso in de logistiek
We leggen uit hoe het werkt en wie de kosten betaalt.
De bestelling is geleverd en de factuur verzonden. Maar er is geen betaling op de rekening.
Een manier om met de wanbetaler om te gaan is het inhuren van een incassobureau. Dit gaat gepaard met enkele vragen.
In dit blogartikel beantwoorden we de zeven meest gestelde vragen.
Inhoud:
- Hoeveel aanmaningen moeten er geschreven worden alvorens u een incassobureau onder de arm neemt?
- Welke taken voert een incassobureau uit?
- Hoe geeft u opdracht tot het inschakelen van een incassobureau?
- Hoe werkt een incassoprocedure?
- Wat mag een incassobureau niet doen?
- Hoe hoog zijn de incassokosten?
- Voor wiens rekening zijn de incassokosten?
Vorderingen dienen, wanneer in de overeenkomst niets anders is afgesproken, onmiddellijk te worden betaald. Desalniettemin komen er wel degelijk wanbetalingen voor. De redenen daarvoor zijn verschillend, maar de gevolgen zijn voor alle partijen onaangenaam. 30 dagen na de vervaldatum treedt het verzuim op. Als schuldeiser heeft u nu de mogelijkheid om verdere stappen te ondernemen en bijvoorbeeld een incassobureau aan te stellen om uw geld te krijgen. Dit moet u weten:
1. Hoeveel aanmaningen moeten er geschreven worden alvorens u een incassobureau onder de arm neemt?
Volgens de EU-richtlijn is er na het aflopen van de betalingstermijn geen aanmaningsbrief nodig. De klant is onmiddellijk in gebreke van betaling en er zou een incassobureau kunnen worden ingeschakeld.
Een aanmaning is niet meer nodig, maar het is zeker een goede stap om de zakelijke relatie in stand te houden. Indien er echter geen reactie van de schuldenaar is of geen betaling na de tweede aanmaning, kan professioneel incassobeheer worden overwogen.
2. Welke taken voert een incassobureau uit?
Het incassobureau controleert de feiten voor beide partijen en kan als neutrale bemiddelaar optreden. Het onderzoekt het voorgelegde bewijsmateriaal en kan informatie verstrekken over de vraag of de claim overtuigend is.
Bovendien helpt een professioneel incassobureau klanten om hun geld te ontvangen en neemt het de correspondentie met de schuldenaar over. Dit is bedoeld om de feiten op te helderen en/of de vorderingen te betalen. Bovendien heeft het bureau het recht om op verzoek van de schuldeiser te onderhandelen over alternatieve wijzen van betaling.
Het incassobureau mag optreden bij het terugvorderen van geld. Concreet betekent dit dat het de schuldenaar kan vragen om vorderingen te betalen.
3. Hoe geeft u opdracht tot het inschakelen van een incassobureau?
Er is de mogelijkheid om zelf uw vorderingen te beheren. TIMOCOM heeft over dit onderwerp een artikel geschreven, dat drie tips voor debiteurenbeheer bevat. Dit houdt ook in dat er contact wordt opgenomen
met de klant zelf en dat deze wordt herinnerd aan de betalingsverplichting. Het is echter zinvol om contact op te nemen met iemand die ervaring heeft of, nog beter, die erin gespecialiseerd is. Expediteurs en logistieke bedrijven dienen bij de keuze rekening te houden met relevante informatie. In de meeste gevallen kan de opdracht eenvoudig per brief of online gebeuren. Om het incassobureau in staat te stellen zijn werkzaamheden uit te voeren, moeten bewijsstukken voor de vorderingen worden ingediend. Dat zijn rekeningen die niet zijn betaald, een contract of iets dergelijks. Als deze documenten beschikbaar zijn, moet de klant nog steeds bevestigen dat de incassoservice in opdracht is gegeven. Dit stelt het incassoteam in staat om te beginnen met professioneel incassobeheer.
4. Hoe werkt een incassoprocedure?
Nadat de opdrachtbevestiging en alle belangrijke documenten waarin de zaak wordt uitgelegd aan het incassobureau zijn voorgelegd, zal het incassobureau de zaak bekijken.
Het controleert nu of de documenten feitelijk juist zijn. Dus de betalingstermijn werd echt met 30 dagen overschreden? Was er een klacht over schade? Werd een factuur niet betaald? Het incassobureau controleert de documenten om na te gaan of de vordering onbetwist en legaal is.
Het bureau neemt dan contact op met de schuldenaar. Hij heeft de mogelijkheid om commentaar te geven op de feiten en een standpunt in te nemen. Hij kan de vordering bevestigen of weerleggen en zelf documenten voorleggen. In het kader van de correspondentie kunnen bijvoorbeeld ook termijnbetalingen of deelbetalingen worden overeengekomen.
5. Wat mag een incassobureau niet doen?
Een incassobureau mag geen recht spreken, d.w.z. iemand ergens toe veroordelen, of een directe betaling van de schuldenaar zelf eisen. Hij kan de schuldenaar vragen een betaling te doen als de vordering onbetwist is. Indien de vordering gerechtvaardigd is, moet de schuldenaar de schuldeiser betalen voor de uitstaande betaling.
Incassobureaus hebben dus geen andere rechten dan de oorspronkelijke schuldeiser. Zij treden slechts op als dienstverlener en nemen de correspondentie met de schuldenaar over. Hoewel ze juridisch-theoretische kennis hebben om te communiceren over de feiten, zijn ze geen juridisch adviseurs. Als een zaak voor de rechtbank moet worden behandeld, wordt het incassobureau buiten beschouwing gelaten.
6. Hoe hoog zijn de incassokosten?
Als een logistiek bedrijf besluit gebruik te maken van professioneel incassobeheer, zijn de kosten beperkt. Het is gebaseerd op de honorariumtabel van de advocaat, waarin een vaste prijs staat vermeld. De behandeling van een incassodossier bedraagt de helft tot ten hoogste tweeënhalve keer het tarief. De basis voor de berekening is het bedrag van de vordering. Zelfs in ernstige of bijzonder complexe gevallen is een maximale verwerkingsvergoeding x 2,5 verschuldigd. Vaak wordt een gemiddelde waarde van 1,3 bepaald. Dit klinkt in eerste instantie ingewikkeld, maar is snel berekend.
Voorbeeld: Laten we aannemen dat er niet voor een transportdienst is betaald. Het factuurbedrag is 500 Euro. De incassokosten voor dit dossier bedragen bij 1,3 maal het advocatenhonorarium 58,50 euro.
7. Voor wiens rekening zijn de incassokosten?
Er zijn veel redenen voor onbetaalde rekeningen, maar wanbetalers moeten weten dat ze problemen en kosten veroorzaken. Het schrijven en versturen van aanmaningen kan bijvoorbeeld een administratieve en financiële last zijn. De schuldeiser kan eisen dat de kosten volledig door de schuldenaar worden vergoed.
Een EU-richtlijn schept duidelijkheid over rechten en plichten als een factuur niet wordt betaald. In dit TIMOCOM-blogartikel hebben we de juridische details van de terugbetaling van de kosten voor u opgesomd. Dit is vooral belangrijk om te weten in een internationale branche als de logistiek.
Samenvatting
Openstaande facturen moeten uiteraard worden betaald, vooral met het oog op een betrouwbare zakelijke relatie. Mocht dit niet het geval zijn, dan is het belangrijk om uw rechten en mogelijkheden te kennen. Een beroep doen op een incassodienst is een nuttige manier om het debiteurenbeheer in deskundige handen te geven.
In de transport- en logistieke sector is debiteurenbeheer een uitdaging vanwege het internationale en meertalige karakter van alle spelers. De internationale incassodienst van TIMOCOM heeft zich daarom gespecialiseerd in de Europese ondersteuning van haar klanten. Het treedt in 27 talen op als een neutrale bemiddelaar en helpt bij het omgaan met wanbetalers.
Dit vindt u misschien ook wel interessant:
Wat te doen bij openstaande facturen? Uw rechten en plichten bij een betalingsachterstand.
Wat te doen als de klant niet betaalt?
Economisch sterk blijven: hoe u uw bedrijf momenteel beschermt
