Zo vindt u het juiste transportmanagementsysteem
Voor de keuze van het juiste TMS zijn de vereisten voor de processen en procedures in het bedrijf erg belangrijk.
Transport plannen en organiseren is een tijdrovende en vaak lastige taak. In het algemeen is dit geen geplaveide rechte weg, maar een hobbelig pad met allerlei uitdagingen en onzekerheden onderweg. Want elk transport heeft zijn bijzonderheden: type en omvang van de lading, voertuigspecificaties, restricties voor laad- en losplaatsen, de communicatie tussen chauffeurs, verzend- en ontvangstlocaties. Om te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt, heeft de disponent sterke zenuwen, een zevende zintuig en een transportmanagementsysteem nodig.
Door de inzet van de interface kunnen logistieke processen tijd- en kostenefficiënter worden uitgevoerd. Daarmee kunnen bijvoorbeeld vrachtenbeurzen, telematicasystemen en zakenpartners automatisch in de dagelijkse processen worden geïntegreerd en relevante data probleemloos worden overgedragen.
Transportmanagementsystemen (TMS) ondersteunen het dagelijkse werk van de planners. De tijden van grote borden en zelf in elkaar geflanste tabellen om de dagelijkse routes zo efficiënt mogelijk samen te stellen zijn voorbij. Bovendien zijn ten tijde van Corona handmatige processen zoals de persoonlijke overhandiging van papieren documenten van de ene naar de andere afdeling zo goed als onmogelijk – zeker als de medewerkers vanuit huis werken. De digitalisering heeft voorzichtig zijn intrede gedaan op de planningsafdelingen van transport- en logistieke dienstverleners. Digitalisering lukt echter alleen als de bedrijven met software werken die op hun behoeften is afgestemd.
Definieer de vereisten vóór de aanschaf van een TMS
Bedrijven die een TMS willen aanschaffen, moeten eerst heel goed in kaart brengen hoe de processen in het bedrijf eruitzien. Veel TMS zijn toegespitst op specifieke vrachttypen of bieden alleen basisfuncties aan. Wie Full Truckload Shipping (FTL) over de weg aanbiedt, moet dus geen programma aanschaffen dat voornamelijk op groepage is gericht is en slechts basisfuncties biedt voor full truckloads.
Betrek uw medewerkers erbij
Een grote hulp bij het kiezen van een programma zijn uw medewerkers. Procesveranderingen slagen alleen als zij erachter staan. Daarom is het belangrijk om de medewerkers al vroeg bij het project te betrekken – het best al tijdens de softwareselectie. Dat is een essentiële voorwaarde om ervoor te zorgen dat zij de zinvolle veranderingen in de dagelijkse praktijk accepteren. Uiteindelijk zijn het immers de medewerkers die met het programma werken.
Bepaal wat de essentiële functies zijn
Vervolgens moet u bepalen welke features een programma moet bevatten voor de dagelijkse werkzaamheden. Hierbij kunt u zo ver gaan dat u niet alleen alle momenteel beschikbare functies noteert, maar het programma ook zelf verder ontwikkelt. Hiervoor kunt u een zogenoemd programma van eisen (PVE) gebruiken. Hiermee kunt u niet alleen vastleggen uit welke processen de transportprocedure bestaat, maar ook de keuze van de TMS-aanbieder onderbouwen. Als er in het aanbod van softwarebedrijven relevante features ontbreken, vallen die aanbieders namelijk al af.
Let op koppelingen
Ook een TMS is geen alleskunner die elke stap van de procesketen afdekt. Afhankelijk van de bedrijfsstructuur en de processturing (vanaf de ontvangst van de order tot de financiële boekhouding en het opstellen van de facturen) zijn daarom vaak koppelingen met andere programma's en systemen noodzakelijk. Transport- en logistiekdienstverleners, die bijvoorbeeld met een ERP-systeem werken, moeten een koppeling met dat systeem kunnen maken, zodat belangrijke informatie zoals basisgegevens en opdrachtnummers automatisch kunnen worden uitgewisseld. Dat zorgt niet alleen voor minder fouten, maar ook dat deze arbeidsstappen niet dubbel hoeven te worden uitgevoerd en de disponent zich kan concentreren op een optimale verdeling van de orders over de voertuigen.
Automatische verbinding met software van derden
Koppelingen zijn niet alleen intern voor backoffice-programma's nodig. Om ervoor te zorgen dat disponenten hun taken digitaal zo efficiënt mogelijk kunnen vervullen, zijn nog meer koppelingen nodig.
Als koppelingstechniek dient de Application Programming Interface (API). Die zorgt ervoor dat de programma's data met elkaar kunnen uitwisselen en exact kunnen lezen.
Met de wegtransport Marktplaats van TIMOCOM kunnen gebruikers via een interface eenvoudig, veilig en snel toegang krijgen tot veel andere toepassingen. Daartoe behoren onder andere de vrachtenbeurs met dagelijks tot maar liefst 750.000 vracht- en laadruimte aanbiedingen, en tools en features waarmee transportopdrachten in het goederenverkeer over de weg beheerd en gevolgd kunnen worden. Door de inzet van de interface kunnen logistieke processen tijd- en kostenefficiënter worden uitgevoerd.
Meer artikelen over dit onderwerp: