Verandert corona de afhandeling van betalingen in de logistiek?

Wilt u graag hulp krijgen bij het vorderingenbeheer?

'Nu incassoprocedure starten'

Meneer Oebel, omschrijf eens kort wat uw baan inhoudt. 
Bij TIMOCOM ben ik verantwoordelijk voor de juridische afdeling en met name de incassodienst. Het gaat er in feite om meningsverschillen tussen klanten te schikken en om de juridische belangen van het bedrijf te behartigen.

Dan zijn we ook al bij het volgende onderwerp aanbeland: wat maakt de incassodienst van TIMOCOM zo bijzonder?
… de snelle uitvoering van het vorderingenbeheer in combinatie met de neutrale rol die TIMOCOM inneemt ten opzichte van alle partijen. Als er meningsverschillen tussen contractuele partners zijn, vooral ook bij lands- en taalgrenzen, helpen wij u verder. Zo kunt u zich ook morgen nog professioneel op de markt begeven. Voor onze klanten is het een geruststelling om te weten dat ze een betrouwbare partner aan hun zijde hebben die deze problemen kan oplossen.

Wat zijn dat voor problemen? 
Uit ervaring weten we dat dat geen problemen zijn die alleen van juridische aard zijn. Het gaat vaak om moeilijkheden in de communicatie. Daarbij betreft het in principe menselijke problemen – futiliteiten, misverstanden, barrières. In dit geval kunnen we samen met het internationaal georiënteerde team klanten in meer dan 27 talen hulp bieden. We zijn gespecialiseerd in de transportbranche en de logistieke sector en kunnen zonder omwegen in overleg met de klant het probleem aanpakken. Een incassobureau wordt vaak ingeschakeld als de debiteur niet reageert en het contact moeizaam verloopt. Wij kunnen in de rol van neutrale tussenpersoon de communicatie tussen de crediteur en debiteur weer herstellen. Hiervoor controleren we de gevallen aan de hand van de documenten en kunnen onopgeloste problemen op basis van feiten oplossen. TIMOCOM streeft ernaar de afhandeling van alle logistieke processen makkelijker te maken en daar hoort ook de geregelde betalingsstroom bij.

In welke mate is de economische situatie van veel transportbedrijven door corona veranderd? 
We zien aan de ene kant dat de ontwikkelingen in de verschillende branches door de huidige situatie sterk uiteenlopen. De situatie op de markt is veranderd. Er was meer vraag naar sommige goederen, maar naar andere goederen is juist helemaal geen vraag meer. Zowel transporteurs als expediteurs die eerst een breed klantensegment hadden, konden verschillende branches nu als opdrachtgever uit hun boeken schrappen. Transportbedrijven die bijvoorbeeld levensmiddelen, toiletpapier of nu vaccins leveren, zagen dat hier meer vraag naar was. Maar er zijn ook logistieke bedrijven en transportbedrijven die in hun uitgaven moesten snijden, bijvoorbeeld door het wagenpark stil te leggen of voor delen van het personeel werktijdverkorting aan te vragen. In hoeverre de staatssteun voldoende is om bij de vaak kleine marges langdurig steun te bieden, blijft afwachten. Maar elk bedrijf heeft een geheel eigen kostenstructuur.

Is de betrouwbaarheid van betalingen in de logistiek veranderd door de huidige situatie? 
Iedereen op de markt is voorzichtiger. Er is minder geduld bij de voorfinanciering van diensten binnen de logistieke sector. Als een opdrachtnemer meerdere transporten voor een bedrijf uitvoert, was het in de transportbranche gebruikelijk om meerdere facturen te bundelen en ze daarna te betalen. Als er dan te laat werd betaald, werden deze vorderingen ook verzameld en daarna naar de incassodienst doorgestuurd om het geld te innen.

Maar sinds de coronacrisis is dit veranderd. Opdrachtnemers wachten als de betalingstermijn is verstreken niet meer zo lang bij uitblijvende betalingen en sturen openstaande facturen vaker afzonderlijk. Maar over het geheel genomen zagen we dat de betrouwbaarheid van betalingen juist is toegenomen, wat bevorderlijk is voor de winstgevendheid van bedrijven.

Waar moeten bij transportbedrijven en logistieke bedrijven nog maatregelen worden genomen om hun transportprocessen te optimaliseren en hun winstgevendheid te verhogen? 
Enkele problemen zijn te voorkomen. In veel delen van de logistiek verlopen de processen achter het transport nog altijd analoog. Dan worden er eerder fouten gemaakt.

Goederen moeten nu eenmaal van A naar B. Dat is een fysiek proces dat niet kan worden vervangen – maar dan gaat het meestal analoog verder. Er wordt op een leveringsbon voor de ontvangst van de goederen getekend. Hier begint een proces dat langzaam verloopt en foutgevoelig is, vooral als de leveringen soms door wel vier of vijf verschillende partijen worden uitgevoerd. Er wordt op de vrachtbrief voor de levering getekend en het bewijs wordt doorgestuurd – naar iedere mogelijke betrokkene in de transportketen. Zo'n klassieke CMR heeft vier doorslagen en is het hoofdbewijsdocument voor het uitgevoerde transport en daarmee voor de uitvoering van de leveringsovereenkomst. Iedereen die bij het transportproces is betrokken, wil daarom graag de originele doorslag in handen krijgen.

Maar deze leveringsbon wordt bijna nooit meteen daarna naar de opdrachtgever gestuurd, omdat deze in de vrachtwagen blijft en vaak nog tijdens aansluitende ritten in de cabine blijft liggen voordat de chauffeur terug op kantoor komt. Zo ontstaat door het ontbreken van de benodigde bewijsstukken voor het opstellen van de factuur al meteen vertraging, waardoor ook pas later voor de uitgevoerde opdracht kan worden betaald. Door deze methode ontstaat verder het risico dat vrachtdocumenten niet bij het transportbedrijf aankomen. Als het originele document bij de post verloren raakt, wordt het lastig om aan te tonen dat het transport is uitgevoerd. Kopieën voor het volgen van het transport worden vaak afgewezen. Zo ontstaat er een lange communicatie die moeilijkheden met zich mee kan brengen. Een digitale variant kan hier de oplossing bieden.

Hoe kan de digitalisering in de huidige situatie de logistiek verder helpen?
Op elektronisch documentbeheer overstappen kan voor de logistiek vooral in de huidige tijd nuttig zijn omdat bij transporteurs en expediteurs bijvoorbeeld door het thuiswerken de kantoren niet meer altijd zijn bemand. En in zo'n situatie wordt het nog lastiger om papieren documenten uit te wisselen. Digitaal beheerde documenten kunnen daarentegen des te sneller worden verwerkt. In de rechtspraak wordt 'vrij baan' gegeven voor bewijsstukken in elektronische vorm. Wat veel mensen niet weten: ook een gescand of gekopieerd document is rechtsgeldig. Voor de fiscale opslag wordt de transportakte meestal toch al gedigitaliseerd.

Dus deze stap kan al vroeger in de procesketen worden genomen?
Alle opdrachtgevers vragen zichzelf af of de goederen goed zijn aangekomen. Een gescand document kan dan net zo goed uitsluitsel geven. Mijn tip: bij elk proces moet er worden gecontroleerd of er een elektronische variant beschikbaar is en zo ja, dan moet dit van begin van aan worden overeengekomen. Binnen de overeengekomen betalingstermijn kan bijvoorbeeld de elektronische variant worden gebruikt om vragen te kunnen stellen, communicatiekloven te overbruggen en betalingstermijnen in gang te zetten. Het origineel kan indien nodig achteraf per post worden opgestuurd. Want het doel van beide partijen moet zijn de betalingsstructuur zo kort mogelijk te houden. Zo wordt tijd, geld en stress bespaard.

Ik ga ervan uit dat de elektronische transportafhandeling door de coronacrisis verder aan populariteit zal winnen. Want in de logistiek zullen veel processen nog verder worden gedigitaliseerd. Daar hoort ook het betaalgedrag bij.

Heeft u nog een openstaande vordering? Vraag dan heel makkelijk online de incassodienst van TIMOCOM aan met van tevoren volledige kostentransparantie in de tarievencalculator.

'Nu incassoprocedure starten'

Dit vindt u misschien ook wel interessant:

Zo plant u het transport van eigen producten individueel en op basis van gegevens